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Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Bünde
Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Bünde kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden.
Ab dem 28.12.2009 können auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E-Mail-Adresse

poststelle@vps.Buende.de

an die Stadt Bünde gesandt werden. 

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Bünde wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist.
Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Bünde eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung Bünde zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Bünde eine Virtuelle Poststelle eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Bünde für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist ab dem 28.12.2009 eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle elektronisch an die Stadt Bünde und zwar ausschließlich an die E-Mail-Adresse poststelle@vps.Buende.de übermittelt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „ qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt (siehe auch Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnlogie).

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 25 MB begrenzt.
 
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Bünde unterstützt.

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel" (siehe auch Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie).
Den öffentlichen Schlüssel der Stadt Bünde stellen wir Ihnen unten auf dieser Seite zum Herunterladen zur Verfügung.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der StadtBünde über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden.
Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz  versehen sein muss.

Die Stadt Bünde kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:
• Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
• Bundesnotarkammer
• DATEV eG Zertifizierungsstelle
• D-Trust GmbH
• Deutsche Post Com GmbH, Geschäftsfeld Signtrust
• TC Trust Center GmbH
• DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
• Deutscher Sparkassen Verlag GmbH, Geschäftsfeld S-TRUST

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht prüfen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Bünde versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Bünde nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen nutzen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
• Adobe Acrobat bis Version 9 (.pdf)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Bünde zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bünde und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

Den öffentlichen Schlüssel der Stadt Bünde für das Postfach der Virtuellen Poststelle stellen wir Ihnen zum Download zur Verfügung.